Rekisteriseloste

Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Osake Optimi Oy
Rantakatu 26 A 4.krs   80100 Joensuu

+35850027352
reijo.raty@osakeoptimi.fi

+358504691505
kati.makkonen@osakeoptimi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Räty Reijo
Rantakatu 26 A 4.krs 80100 Joensuu
reijo.raty@osakeoptimi.fi

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri, henkilöstöhallinnon rekisteri, sidosryhmärekisteri, työntekijärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely on hoitaa asiakkaiden palkanlaskentaan. kirjanpitoon tai ulkopuolisten tahojen pyytämiin asiakastietojen saamiseksi Osake Optimi Oy:ltä laatujärjestelmään, yrityksemme verkkosivujen tekijälle/ylläpitäjälle sekä pankkien ja verohallinnon vaativiin henkilötietojen käsittelyyn. EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on, että henkilö antaa erillisen suostumuksen henkilötietojensä käyttämiseen Osake Optimi Oy:lle

Rekisterin tietosisältö

Kohdassa 4 mainitut henkilötiedot tallennetaan tietokoneillemme, joista varmuuskopiot menevat automaattisesti varmuuskopiolevylle. Henkilötiedoista tulee tallennettavaksi asiakasrekisteriin, nimi, henkilötunnus / syntymäaika,yhteystiedot, sähköpostiosoite. Asiakkaiden toimittamista ja tiedoista tallennetaan edellä mainitut vastaavat tiedot. Asiakkaiden tulee toimittaa kaikki henkilötietoihin tarvittavat sisällöt salatulla sähköpostiyhteydellä toimistollemme sähköpostitse osoitteisiin reijo.raty@osakeoptimi.fi tai kati.makkonen@osakeoptimi.fi  tai kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkailta, asiakkaiden työntekijöiltä , talousohjelmistopalvelutuottajiltamme, yrityskotisivun tuottajalta, laatujärjestelmäohjelmatoimittajalta, Microsoft yhtiöltä ATK- käyttöjärjestelmät tietokoneillamme, virustorjunta, Googlelta sähköposti ja Bittigurun kautta Webhotelli yrityssähköposteihimme  sekä vakuutusyhtiöistä ja työttömyysvakuutusyhtiöltä ja verohallinnosta (joko paperiversio ja sähköpostitse)

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja tulee asiakkailta palkanlaskentaa n. 5-7 lertaa kuukaudessa. Palkanlaskennan jälkeenpalkkatiedot toimitetaan salatusti asiakkaillemme tai sähköiseen taloushallintojärjestelmään suoritusta varten. Palkkatiedot sisältävät henkilötietoja. Palkanlaskentaa tulee myös perinteisiltä kirjanpitoasiaikkailta, jotka toimittavat palkanlaskentaa varten tavittavan aineiston salatusti sähköpostilla tai muulla varmennetulla tavalla toimistollemme. Henkilöaineiston toimittaja varmistaa oman tiedonsiirron turvallisuudesta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan antamalla erillisellä suostumuksella. 

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Toimistomme ei siirrä henkilötietoja EU:n tai EU.n talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto suojattu kolmen lukituksen takana sekä lisäksi tietokoneemme on on suojattujen salasanojen varmentamina, niin ettei henkilötietoihin pääse muut kuin toimistohenkilökuntamme. Lisäksi kukin tietokone on salasanalla varustettu ja kukin työntekijä pääseen siten vain omalle tietokoneelle. ATK-laitteemme varmentaa kaiken tiedon varmuuskovalevylle ja sähköiset ohjelmapalvelutoimittajat huolehtivat tietoturvasta EU:n tietosuojalain mukaisesti. Sähköpostiosoitteemme ovat  toimistossamme salattuja. 

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Paperiversiolla asiakkailtamme tulevat henkilötiedot säilytämme asiakasrekistereissä palkanlaskentatiedostoissamme max.10 vuotta tai jos joku muu laki vaatii, niin pitempään. Muut henkilötiedot, jotka tulevat sähköposteihimme, säilytetään varmennetuissa sähköpostiosoitteissamme max 10 vuotta tai pitempään tarvittaessa